Buchhaltung und Steuern eines Unternehmens in Paraguay: Was ab dem ersten Monat organisiert sein sollte

1. Beginnen Sie mit dem Registro Único del Contribuyente (RUC), nicht mit einer allgemeinen Steuerliste

Zwei Unternehmen mit derselben Rechtsform können unterschiedliche Pflichten haben.

Die Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT), die paraguayische nationale Steuerbehörde, erfasst im RUC die Tätigkeit und die steuerlichen Pflichten des Steuerpflichtigen. Bevor ein Kalender erstellt wird, sollte geprüft werden, was tatsächlich aktiv ist und ob dies zur Tätigkeit des Unternehmens passt.

Die Unternehmenssteuer IRE hat beispielsweise unterschiedliche Veranlagungsregime. Die DNIT unterscheidet unter anderem IRE General, SIMPLE und RESIMPLE. Welches Regime gilt, sollte nicht allein aus der augenscheinlichen Größe des Unternehmens abgeleitet werden, sondern anhand der aktuellen Daten und Vorschriften geprüft werden.

Auch die IVA hängt von steuerpflichtigen Vorgängen ab. Die DNIT veröffentlicht derzeit Sätze von 5 % und 10 %, mit einem allgemeinen Satz von 10 % und bestimmten Fällen für den ermäßigten Satz.

Eine Website kann die Landkarte erklären. Welche Pflichten ein konkretes Unternehmen hat, wird anhand seiner eigenen Steuersituation festgestellt.

2. Was die Buchhaltung braucht, beginnt nicht mit dem Steuerformular

Die Steuererklärung ist das Endergebnis von Informationen, die im Laufe des Monats entstanden sind.

Je nach Tätigkeit benötigt eine normale Buchhaltungsroutine Einblick in:

Verkäufe

• ausgestellte Rechnungen und andere Belege;
• Gutschriften oder Belastungsanzeigen;
• stornierte Verkäufe;
• Verkäufe auf Kredit;
• eingegangene Zahlungen;
• ungewöhnliche Vorgänge.

Einkäufe und Ausgaben

• Lieferantenrechnungen;
• Belege für Dienstleistungen;
• von Gesellschaftern oder Mitarbeitern persönlich bezahlte Ausgaben;
• Käufe von Anlagevermögen;
• Importe, falls vorhanden;
• Verträge, die wesentliche Zahlungen erklären.

Banken und Kasse

• vollständige Kontoauszüge;
• Überweisungen;
• Einzahlungen;
• Kartenbewegungen;
• Bargeld;
• Abweichungen zwischen Bankbewegungen und den vorhandenen Belegen.

Gesellschafter

• Kapitaleinlagen;
• Darlehen;
• Erstattungen;
• Entnahmen;
• persönliche Ausgaben, die vom Unternehmen bezahlt wurden;
• Beschlüsse über Gewinnausschüttungen.

Personal

Bei Mitarbeitern muss die Buchhaltung auch mit Löhnen, Beiträgen zum Instituto de Previsión Social (IPS), Pflichten gegenüber dem Ministerium für Arbeit, Beschäftigung und soziale Sicherheit (MTESS) und weiteren arbeitsbezogenen Pflichten abgestimmt werden.

Die genaue Liste hängt vom Unternehmen ab. Entscheidend ist, dass eine wirtschaftlich relevante Bewegung nicht ohne Erklärung bleibt.

3. Was in einem Buchhaltungsmonat geschieht

Eine saubere monatliche Routine lässt sich in acht Schritten darstellen:

Unterlagen

Zuerst müssen die Nachweise der Geschäftsvorfälle zusammengetragen werden.

Klassifizierung

Nicht jede Zahlung ist eine Ausgabe und nicht jeder Geldeingang dieselbe Art von Ertrag. Der Kauf einer Maschine, ein aufgenommenes Darlehen und ein Verkauf bewegen alle Geld auf dem Bankkonto, haben buchhalterisch aber unterschiedliche Bedeutung.

Abstimmung

Die Aufzeichnungen sollten mit Banken, Kasse, Rechnungsstellung und offenen Salden abgeglichen werden können. Zeigt das Bankkonto eine Bewegung, die niemand erklären kann, verschwindet das Problem nicht dadurch, dass die Steuererklärung abgegeben wurde.

Steuerprüfung

Sind die Informationen geordnet, lässt sich feststellen, welche Vorgänge die aktiven Steuerpflichten betreffen und welche Unterlagen fehlen.

Offene Punkte

Eine gute Routine bedeutet nicht nur „Monat geschlossen“. Sie erzeugt auch eine kurze Liste von Fragen: eine fehlende Rechnung, ein nicht zugeordneter Zahlungseingang, ein Saldo mit einem Gesellschafter, eine Abweichung bei einem Lieferanten oder ein Vorgang, der einen Nachweis benötigt.

4. Impuesto a la Renta Empresarial (IRE): die Unternehmensbesteuerung

Die IRE besteuert Einkünfte, Gewinne oder Erträge paraguayischer Quelle aus den vom Gesetz erfassten unternehmerischen Tätigkeiten.

Die DNIT veröffentlicht verschiedene Veranlagungsregime. Für IRE General und SIMPLE beträgt der derzeit angegebene Satz 10 %. RESIMPLE funktioniert nach einer anderen Mechanik und richtet sich an kleine Steuerpflichtige, die seine Voraussetzungen erfüllen.

Für den Unternehmer sollte die praktische Schlussfolgerung nicht einfach „meine Steuer beträgt 10 %“ lauten. Zuerst ist zu klären:

• welches Regime gilt;
• welche Einnahmen und Ausgaben anerkannt werden;
• welche Unterlagen sie belegen;
• welche steuerlichen Anpassungen erforderlich sein können;
• welche Erklärungen und Vorauszahlungen aktiv sind.

Der Prozentsatz ist der einfache Teil. Die Qualität der Bemessungsgrundlage ist die eigentliche buchhalterische Arbeit.

5. Impuesto al Valor Agregado (IVA): eine monatliche Pflicht, die auf den Belegen beruht

Die DNIT beschreibt die IVA als Steuer, die unter anderem auf Warenverkäufe, Dienstleistungen und Importe anfällt.

Derzeit gibt es je nach Vorgang Sätze von 5 % und 10 %.

Für ein Unternehmen wird die Qualität der Belege damit sehr konkret. Ein Einkauf ohne gültigen Steuerbeleg, eine falsch ausgestellte Rechnung oder eine Abweichung zwischen Verkäufen und Aufzeichnungen kann die IVA-Behandlung beeinflussen.

Darum ist „Rechnungen abgeben“ keine von den Steuern getrennte Verwaltungsaufgabe. Es ist Teil davon, wie die Erklärung entsteht.

6. Gewinn, Liquidität und Ausschüttung sind nicht dasselbe

Angenommen, ein Unternehmen stellt heute eine Rechnung und erhält die Zahlung erst in 45 Tagen.

Der Vorgang kann Ertrag erzeugen, obwohl das Geld noch nicht auf dem Bankkonto verfügbar ist.

Nun kauft das Unternehmen eine Maschine und bezahlt sie sofort. Die Liquidität sinkt, aber buchhalterisch erscheint der volle Betrag nicht zwingend als Aufwand desselben Monats.

Deshalb beantworten „es ist Geld auf dem Konto“ und „das Unternehmen hat Gewinn gemacht“ unterschiedliche Fragen.

Bei einer Gewinnausschüttung kommt die Dividenden- und Gewinnsteuer IDU ins Spiel. Die DNIT nennt derzeit einen Satz von 8 % bei einem in Paraguay ansässigen Empfänger und 15 % bei einem nicht ansässigen Empfänger.

Darum ist es besonders wichtig zu unterscheiden zwischen:

• Zahlung einer Unternehmensausgabe;
• dokumentierter Kostenerstattung;
• Darlehen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft;
• Kapitaleinlage;
• Vergütung;
• Gewinnausschüttung.

Alles einfach „Entnahme des Gesellschafters“ zu nennen, ist eine gute Methode, später Rekonstruktionsarbeit zu erzeugen.

7. Elektronische Rechnungsstellung: kein Thema mehr für „später“

Die DNIT hat festgelegt, dass juristische Personen, die seit dem 1. April 2025 neu im RUC registriert werden, ihre Steuerbelege elektronisch ausstellen müssen, innerhalb der vorgesehenen Systeme und Ausnahmen.

Darüber hinaus wird das Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN), das von der DNIT verwaltete paraguayische System für elektronische Rechnungsstellung, schrittweise auf weitere Gruppen von Steuerpflichtigen ausgeweitet; für bestimmte Gruppen wie staatliche Lieferanten gelten besondere Regeln.

Die praktische Folge: Ein neues Unternehmen sollte Rechnungsstellung von Anfang an mitdenken:

• welches System verwendet wird;
• wer Rechnungen ausstellt;
• wie Fehler korrigiert werden;
• wie die Daten in die Buchhaltung gelangen;
• und wie die Unterlagen aufbewahrt werden.

Man sollte den Prozess nicht erst beim ersten Kunden entdecken.

8. Geld des Gesellschafters und Geld des Unternehmens müssen trennbar sein

In kleinen Unternehmen kommt es häufig vor, dass der Eigentümer etwas privat bezahlt, Geld zur Deckung eines Bedarfs überweist oder Mittel entnimmt.

Das kann vollkommen erklärbar sein. Problematisch wird es, wenn niemand festhält, was jede Bewegung tatsächlich war.

Eine Überweisung vom Privatkonto des Gesellschafters kann Einlage, Darlehen oder vorübergehende Zahlung einer Unternehmensverbindlichkeit sein. Welche Buchung und welche Unterlagen richtig sind, hängt vom tatsächlichen Vorgang ab.

Dasselbe gilt in umgekehrter Richtung.

Die praktische Regel ist einfach: Schaut eine andere Person sechs Monate später auf die Bankbewegung, sollte sie verstehen können, warum sie stattgefunden hat und den Nachweis finden.

9. Monatliche Checkliste für Unternehmer

Bevor ein Monat als abgeschlossen gilt, fragen Sie:

• Wurden alle Verkäufe und Einkäufe übergeben?
• Sind die Kontoauszüge vollständig?
• Gibt es noch nicht identifizierte Bewegungen?
• Wurden persönlich von Gesellschaftern bezahlte Beträge dokumentiert?
• Wurden Darlehen, Einlagen oder Entnahmen gemeldet?
• Gibt es stornierte Rechnungen, Gutschriften oder außergewöhnliche Vorgänge?
• Wurden die wichtigsten Salden abgestimmt?
• Fehlen noch Unterlagen?
• Wurden die erforderlichen Erklärungen vorbereitet oder eingereicht?
• Stehen Zahlungen oder Fristen bevor?
• Hat sich bei Tätigkeit, Adresse, Gesellschaftern, Verwaltung oder Personal etwas geändert, das gemeldet werden muss?

10. Fünf sinnvolle Fragen an Ihre Buchhaltung

Statt nur zu fragen „Ist alles aktuell?“, versuchen Sie:

1. Welche Unterlagen fehlen diesen Monat noch?
Aus einer allgemeinen Antwort wird eine konkrete Liste.

2. Gibt es Abweichungen zwischen Banken, Rechnungsstellung und Buchhaltung?
So lassen sich Probleme erkennen, bevor sie sich ansammeln.

3. Welche Pflichten sind in unserem RUC aktiv und was wird als Nächstes fällig?
Damit wird das Unternehmen nicht nach einem allgemeinen Kalender geführt.

4. Gibt es Salden mit Gesellschaftern, Kunden oder Lieferanten, die erklärt werden müssen?
Alte Salden verbergen häufig Fehler, fehlende Unterlagen oder nie formalisierte Entscheidungen.

5. Welcher Vorgang dieses Monats verdient vor dem Abschluss besondere Aufmerksamkeit?
Ein großer Verkauf, ein Darlehen, der Kauf eines Anlageguts oder eine Ausschüttung kann eine besondere Behandlung benötigen.